Kit de planificación y organización para tu negocio virtual

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Kit de Productividad Vidalia Mora Project Manager Digital

El inicio de año es siempre la excusa perfecta tomar consciencia de lo importante que es planificar tus acciones cuando eres emprendedor. Pensando en ello, te traigo este kit de planificación y organización para tu negocio. Empieza el 2023 con la mejor energía y el foco en lo que de verdad importa.

Es cierto que no existe un momento adecuado para empezar a pensar de forma estratégica, pero ¿Por qué no aprovechar este lienzo blanco que te regala el año que estamos recién iniciando?

Desde mi punto de vista, no hay nada mejor que aprovechar los primeros días de enero para trazar no solo tu mapa de sueños, sino reforzar aquellos hábitos que van a ayudarte a lograr tus objetivos personales y también los de tu negocio.

Tabla de contenidos

1. Incorpora a tu vida métodos y técnicas de productividad. 📈

Todos queremos ser más productivos, pero en el ámbito empresarial, no solo se trata de una intención, necesitamos trabajar de forma eficiente y eficaz si queremos mantener el negocio a flote. Esto implica cambiar tu forma de pensar para incorporar métodos y técnicas de productividad, indispensables en todo kit de planificación y organización.

Te hablo desde luego de prácticas que una vez incorporadas a tu día a día, no cuestan mayor esfuerzo y repercuten en los resultados de forma visible y palpable, incluso en las primeras semanas.

Agenda de trabajo: No supongas que esto está pasado de moda, nada más lejos de la realidad. Este sencillo cuaderno de notas puede permitirte mucho más que anotar recordatorios de eventos futuros.

Entre otras cosas, el uso de una agenda te permite:

📌 Jerarquizar las tareas para cada día por orden de importancia.

📌 Distribuir tu tiempo a lo largo de la semana en función de las áreas que más necesitan a atención en tu negocio.

📌 Reforzar tu disciplina al tratar de cumplir con lo que hayas programado.

📌 Tener una idea de qué tareas están consumiendo la mayor parte de tu tiempo.

📌 Medir los resultados de tus actividades diarias y tomar decisiones que te permitan mejorar a futuro.

Primero lo primero: Una de las recomendaciones más tradicionales cuando se trata de mejorar la productividad personal o profesional es la de realizar primero aquellas actividades que tienen mayor impacto en los resultados o la solución de las principales barreras. Esto conlleva elegir de forma inteligente e ir mejorando tu capacidad de tomar decisiones, algo inherente en un rol de dirección.

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Matriz de Eisenhower: Esta metodología, nacida de una idea original del expresidente de los Estados Unidos, Dwigth Eisenhower, te ayuda a organizar las tareas diarias en función de la urgencia e importancia.

Se trata de un modelo de cuadrantes con impacto directo en la organización de procesos que mejoran la rutina empresarial. Puede utilizarse para planificar tareas diarias, semanales o mensuales, y puede usarse de forma individual o colectiva.

Las tareas pueden ser: urgentes, no urgentes, importantes o no importantes, y siempre se clasifican en función de dos variables, lo que da como resultado un indicador del nivel de prioridad que se le debe asignar.

✅ Importante y urgente: Debe realizarse inmediatamente.

✅ Importante y no urgente: Tareas que son relevantes para la empresa, pero que pueden planificarse a futuro.

✅ Urgente y no importante: Deben atenderse de forma rápida, pero se pueden delegar a otros.

✅ No es urgente ni importante: Se trata de tareas innecesarias o simples distracciones que bien podrían eliminarse definitivamente.

Bullet Journal: A diferencia de las agendas de trabajo, este método de organización nos presenta un cuaderno en blanco, también conocido como Bujo, que tiene como propósito ayudarte a diseñar tu futuro, ordenar tu presente y repasar tu pasado.

La estructura básica de este método, creado por Ryder Carroll, sugiere que puedes registrar listas de actividades y tareas. Definidas por día, semana o mes y añadiéndoles un check cuando se han realizado.

Este cuaderno te ayudará a:

🟣 Despejar la mente y mantener el foco en lo importante.

🟣 Llevar un registro claro y ordenado de tus actividades diarias.

🟣 Hacer listas de fechas relevantes, eventos o acontecimientos.

🟣 Explorar tu lado creativo al personalizar tu Bujo.

🟣 Registrar pensamientos y frases motivacionales para repasarlas cuando más lo necesites.

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Diagrama de Gantt: Esta herramienta gráfica tiene como finalidad mostrar el tiempo previsto para la realización de tareas o actividades a lo largo de un proyecto. Es un elemento indispensable en el portafolio de todo Project Manager Digital y, además, te ayudará a visualizar la hoja de ruta para alcanzar un determinado hito.

Si bien hacer un diagrama de Gantt puede volverse bastante complejo cuando no tienes dominio de programas informáticos como Excel, sus conceptos básicos son muy fáciles de entender y aplicar. Sí o sí tiene que ser parte del kit de planificación y organización de tu negocio virtual.

Basta con definir etapas cruciales para alcanzar una meta y establecer una duración estimada. Todos los miembros del equipo pueden ver claramente cuál es la actividad que deben hacer y cuáles son las fechas de comienzo y fin de cada tarea. Lo mejor de todo es que este gráfico de barras lo puedes diseñar tanto en un programa informático como en el papel. 

2. Usa herramientas de gestión de proyectos y tareas. ⚒️

Una herramienta de gestión de proyectos y seguimiento de tareas te permite organizar el trabajo para que todos los miembros del equipo sepan qué hacer y cómo se relaciona su trabajo con los objetivos planteados.

Alternativas hay muchas, pero Trello, Asana y Slack son sin duda las plataformas de referencia para optimizar el tiempo de los negocios digitales. Todas tienen una versión gratuita que funciona muy bien para equipos pequeños o que recién adoptan la digitalización.

Trello: es una aplicación basada en el método Kanban de organización. Funciona mediante tableros virtuales compuestos por listas de tareas en columnas que permiten observar todo su contenido.

La plataforma te permite tener un panorama del avance de los proyectos y asignar tareas con tiempos máximos de entrega. De esta forma es posible atender barreras y obstáculos para el equipo y aumentar los hitos de productividad.

Asana: Como te mencionaba antes, esta es otra de las aplicaciones infaltables en el kit de planificación y organización para tu negocio. Básicamente, te permite gestionar el flujo de trabajo de tareas y proyectos con la finalidad de mantener la productividad.

La herramienta centraliza y da estructura al trabajo colaborativo por medio de la creación de espacios de trabajo, tableros, calendarios y cronogramas. Todo aquello que permita visualizar como va avanzando un proyecto y los estados de cada tarea.

De Trello y Asana tengo una muy completa comparación en este artículo, así que basta decir que son las más populares en lo que hacen y las que yo recomiendo con los ojos cerrados.

Slack: Es una herramienta que une servicios de mensajería instantánea y un servidor de correo electrónico. Su punto fuerte es que permite a todos los miembros del equipo estar al tanto de las conversaciones sobre un proyecto y socializar la información con todos los involucrados.

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3. Apóyate en aplicaciones para organizar tu día. 🗂️

La tecnología es un factor que puede ayudarte y mejorar tus niveles de planificación y organización. Basta con conocer las opciones disponibles y sus posibilidades para escoger la que mejor se adapte a tus necesidades.

Google Task: Es la aplicación de Google que se especializa en listas de tareas pendientes. Te permite añadir, realizar seguimiento y llevar un control de las cosas que necesitas hacer de forma sencilla.

Lo mejor de la aplicación es su aspecto minimalista con pocas opciones para hacer clic y que se limita a cumplir lo que promete: ordenar tus pendientes y marcar fechas limites que se integrarán en Google Calendar.

Google Calendar: Es otra de las aplicaciones disponibles en la G Suite. Se trata de un servicio de programación y gestión del tiempo con la posibilidad de integrarse a otras plataformas de Google como Gmail, Meet y Docs. No solo funciona como agenda personal para eventos o tareas, también te permite apartar bloques de tiempo que garanticen tu concentración en una actividad puntual.

Notion:  Esta app funciona como multiplataforma todo en uno y brinda un espacio de trabajo en el que puedes crear o gestionar tareas, evaluar la evolución de las actividades de un proyecto según su estado: no empezado, en progreso y completado.

También permite gestionar notas o documentos, pero además ofrece un seguidor de hábitos que te informará de tus progresos. Yo la uso en la actualidad y la recomiendo ampliamente.

4. Escoge un software de organización de documentos. 📑

Todo emprendedor sabe que la organización de documentos puedes volverse una pesadilla si no se cuenta con un método ordenado y esquematizado. El tiempo que puedes perder buscando documentos o archivos en el dispositivo es otro dolor de cabeza que puede restar horas valiosas de productividad. Mi recomendación es clara: elige una plataforma de almacenamiento en la nube y no escatimes en definir un método de organización accesible a todo tu equipo.

Dropbox: Es uno de los más populares gestores de almacenamiento en la nube. La plataforma te permitirá mantener archivos o documentos en un espacio web, accesible desde múltiples dispositivos. Algunas de sus ventajas incluyen crear carpetas compartidas con otros usuarios o generar un link público accesible para personas externas a la organización.

Google Drive: De forma muy similar, el gestor de documentos de Google permite resguardar tus archivos en una nube asociada a tu correo Gmail. Allí tendrás hasta 15 GB de almacenamiento gratuito que podrá ampliarse mediante suscripción mensual o anual.

Una de las cosas que me encanta de Google Drive es que cuenta con varias aplicaciones para crear y editar archivos como:

🔎 Documentos

🔎 Hojas de cálculo.

🔎 Presentaciones.

🔎 Formularios.

5. Automatiza la gestión y publicación en redes sociales.📲

La automatización de las redes sociales es una de las tácticas que implementan los negocios digitales. Es innegable que requieren presencia en la red y visibilidad, pero los proyectos que recién inician o que no cuentan con mucho personal no pueden darse el lujo de dedicar su tiempo de forma exclusiva a la publicación y distribución del contenido.

Facebook Creador Studio y Tweetdeck son opciones gratuitas y propias de las plataformas para gestionar las principales redes sociales: Facebook, Twitter e Instagram. Sin embargo, si buscas opciones más completas y estás dispuesto a invertir un poco más, puedes elegir entre alguna de estas opciones:

Hootsuite: La plataforma te permite no solo programar contenidos en múltiples redes sociales, sino monitorizar toda la interacción con los perfiles de la marca en un mismo lugar. La distribución de los contenidos requiere tiempo y con cada vez más redes sociales surgiendo en el ecosistema digital, pensar en un apoyo de este tipo no está de más, aunque su uso sea de pago.

Metricool: Lo que me gusta de Metricool es que, aunque permite la programación y gestión de tus perfiles en redes sociales, es un completo software de medición y reporte de resultados de la estrategia de marketing digital. Una nueva funcionalidad incluso te permite visualizar de forma conjunta las estadísticas de seguidores e interacciones en todos los perfiles sociales registrados.

Socialgest: De igual forma, Socialgest está enfocado en la programación y distribución de contenido en las redes sociales. Y su premisa es hacer la vida más fácil a los community managers. Algunas de sus principales funciones son la carga de contenidos en lote, las acciones automáticas, y los reportes dinámicos de métricas en tiempo real.

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¡Quiero el kit de planificación y organización!

No hay excusas para encontrar alternativas que te ayuden configurar un kit de planificación y organización para tu negocio virtual. Como vimos en este completo recorrido existen técnicas de productividad, plataforma de gestión de proyectos, aplicaciones tecnológicas y software de apoyo, qué combinados, pueden convertirte en un as de la planificación y la organización.

Mentalidad de crecimiento, apertura al cambio y voluntad son los únicos requisitos que necesitas para incorporar en tus rutinas hábitos saludables y productivos. Las aplicaciones ya existen, todo depende de ti.

Si quieres conocer más acerca de cómo un Project Manager Digital se encarga de dar orden, dirección e impulso a un negocio, agenda una sesión gratuita es un punto de partida para potenciar tu negocio. 

🌟 PROJECT TIP: “El factor tiempo es uno de los principales recursos cuando hablamos de productividad. Y es tal su importancia que puede determinar el alcance de los objetivos propuestos o, por el contrario, quedarse en el camino. Administrar bien el tiempo es el requisito básico de la planificación y organización para tu negocio”.

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