En el ámbito de los negocios, los checklist son esenciales para mantener un nivel mínimo de organización, optimizar los tiempos para la ejecución de las tareas, y sobre todo reducir el número de errores. Pero sus beneficios no terminan ahí y si los enumeramos descubrimos que son muchos más:

📌 Proporcionan una ruta paso a paso para cumplir un proceso.

📌 Generan satisfacción al marcar la culminación de una tarea.

📌 Favorecen la delegación de responsabilidades a otros miembros del equipo.

📌 Mejoran la productividad y permitir muchas más cosas.

📌 Libera tu mente de la necesidad de recordar los pendientes.

📌 Garantizar que se cumplan las actividades que llevan al objetivo final.

📌 Limitan la posibilidad de equivocarte.

Ahora que ya conoces todas sus potencialidades y cómo una lista de control te puede ayudar a mejorar tus rutinas de trabajo personal o profesional, te invito a revisar el checklist con el que estructuro mis procesos. Este es el esquema básico de productividad laboral, ya sea que seas empleado, freelance o emprendedor digital.

Mi checklist para aumentar la productividad personal 📋

La mejor manera de saber que estás avanzado en tu propósito de ser más productivo es repasar tus hábitos de planificación y organización. Ya he comentado anteriormente que es imposible hablar de productividad sin relacionarlo con la gestión del tiempo.

De hecho, todo checklist básico de productividad va a partir de una etapa de planificación en la que defines los objetivos y metas, ya sea corto, mediano o largo plazo. También implica la habilidad de analizar cuáles son las tareas prioritarias o críticas y ordenarlas según ese criterio.

Seguidamente, se encuentra la etapa de ejecución, en la que, con disciplina y mucha voluntad, desarrollas los hábitos de levantarte temprano, hacer una lista de tareas para cada día y medir el tiempo le que dedicas.

Finalmente, en la etapa de evaluación, es donde revisarás el cumplimiento de las tareas, de acuerdo a lo planteado al inicio de cada semana. Aquí también entra en juego la toma de decisiones, pues esta especie de auditoría y medición de los avances te permitirá ir ajustando tu estrategia cada semana. Es decir, incluir nuevas actividades de acuerdo a tu rendimiento, o, por el contrario, plantearte menos tareas o solo aquellas que estás en capacidad de cumplir.

7 indicadores de que estás aumentando tu productividad 📊

1.  Te fijas objetivos semanales. 📅

En este checklist para aumentar la productividad lo que considero infaltable es la definición de tus metas u objetivos. Tal vez no eres de los que definen un mapa de sueños para trabajar a lo largo del año, pero al menos es importante plantearte 2 o 3 objetivos semanales. Los que a su vez se disgregarán en tareas y actividades más pequeñas.

Sin la definición de objetivos difícilmente podrás definir un proceso de trabajo, yo, por ejemplo, ya he comentado en otro post como mi rutina productiva evolucionó de definir 1 objetivo para la semana a 3 objetivos macros con sus respectivas subtareas.

2.  Te levantas temprano. ⏰

Soy de las que considero que toda persona productiva tiene interiorizado el hábito de levantarse temprano. Y no se trata de ser necesariamente del Club de las 5 de la mañana de Robin Sharma. Si no más bien de aprender a aprovechar esas primeras horas del día en las que te sientes mucho más enérgico y despejado. 

Básicamente, al levantarte más temprano te da un espacio libre para organizar mejor tu día. Aprovechas las primeras horas para trabajar en tareas que requieren mayor concentración y, por su fuera poco, te permite estar más alerta y con mayor energía a lo largo del día.

3.   Planificas tu día. 📆

Para garantizar realmente la tan anhelada productividad, la planificación de tu jornada diaria es vital. Esto está íntimamente relacionado con los objetivos semanales de los que hablaba al inicio del checklist. Pero también, tiene que ver con tu propia capacidad para definir cuáles son tus metas para cada día.

Y aunque parezca complejo, no tiene nada de ciencia, es simplemente hacer un listado, ya sea usando una aplicación estilo To do List o Google Task. Aunque hay quien prefiere el placer de plasmarlas por escrito e ir tachando a medida que avanza el día. Esto se conoce como El efecto checklist y es una dosis de dopamina natural muuuuy valorada.

4.  Jerarquizas tus tareas. 💡

Una vez que la lista de tareas está definida, es recomendable ordenarla según criterios de prioridad e importancia.  En el artículo anterior te presenté la matriz de Eisenhower, que justamente te permite evaluar las tareas pendientes en función de dos variables: importante o urgente.

En todo caso, la idea central es poder visualizar las tareas más complejas y ponerlas al inicio de tu lista. Por ejemplo, aquellas que requieren más atención o que son cruciales para activar otros procesos.

5.  Mides el tiempo de cada actividad. ⏱

Una forma de ir mejorando progresivamente la productividad consiste en medir el tiempo dedicado a la realización de cada tarea. De esta forma es mucho más fácil establecer las tareas para los días siguientes, organizar cada jornada y destinar tiempos de descanso y ocio.

Otro de sus principales beneficios es que te permite saber en qué estás invirtiendo (o gastando) el tiempo. Es común sentirse agotado después de un largo día de trabajo, pero es mucho más triste descubrir que no avanzaste en lo realmente valioso. Por lo que medir el tiempo dedicado a cada tarea es un ejercicio muy recomendable.

Cuando de medir la productividad se trata, aplicaciones y métodos hay muchas. Yo te recomendaría echar primero un vistazo al tiempo que dedicas a mirar las redes sociales.

6.  Revisas el avance de tus metas. 📝

Al final de cada semana conviene dar un paso atrás y evaluar las metas planteadas. Puede que descubras qué algunas no fueron cumplidas y de esta forma hacer los ajustes necesarios para la siguiente semana. Además, esto te permite ver al detalle tus logros y no solo los fracasos. De todo se aprende, anota qué te permitió alcanzar lo que habías planeado. O, por el contrario, identificar ese obstáculo que se interpone.

Lo importante de la evaluación es que sirve como mecanismo de control para garantizar que estás trabajando en lo que de verdad importa.

7.  Ordenas tu espacio de trabajo. 👩‍💻

El último punto de este checklist para aumentar la productividad, se lo dedico a la limpieza y la organización del espacio de trabajo. Esto puede parecer accesorio, pero es fundamental para el desempeño laboral. Te hablo desde luego del espacio físico, pero esto aplica tanto al escritorio como al ordenador.

Desde la organización de los archivos digitales en aplicaciones como Drive o Dropbox, hasta un método de archivo de documentos que te haga más fácil y rápido acceder a la información. Por algo el desorden es enemigo de la productividad, al igual que la procrastinación.

Si quieres estructurar tu propio checklist para aumentar la productividad, me encantaría como Project Manager Digital orientarte en el proceso. Agenda una sesión gratuita y comencemos a trabajar juntos por un año de crecimiento personal y profesional.