¿Cómo se relaciona la productividad con la gestión del tiempo?

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Administrar un negocio no es una tarea sencilla. Son múltiples las tareas que demandan tu atención y en ocasiones sientes que no te rinde el tiempo o no lograste nada durante el día. La gestión del tiempo es clave para la productividad y aprender técnicas de planificación y organización te aportará mayor satisfacción profesional.

Lo primero que debes saber es que existen una serie de mitos en el entorno laboral. Estas creencias erróneas acerca de la gestión del tiempo juegan en tu contra e impiden tu productividad. Y es que estar ocupado todo el día o tener una agenda a tope no significa necesariamente que estás obteniendo resultados.

De hecho, uno de los mitos más extendidos tiene que ver con la idea falsa de que organizar los pendientes de forma anticipada o escribir una lista de prioridades es una pérdida de tiempo. Por el contrario, se cree erróneamente que nuestra mente es capaz de recordarlo todo, sin percatarse de la demanda de energía que implica memorizar las tareas o tratar de hacer en un día más cosas de las que son humanamente posibles.

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“Una adecuada gestión del tiempo es importante para que puedas cumplir con los plazos y aumentar tu satisfacción personal y laboral”.

3 acciones para una efectiva gestión del tiempo

1. Programación inteligente

El primer paso siempre parte de una buena planificación. Yo recomiendo siempre listar solo tres acciones importantes para cada día. Esto no solo te permite priorizar las tareas que de verdad demandan atención, sino que además te aporta una sensación de avance y logro. Es un método realmente sencillo que puedes aplicar y no te quitará mucho tiempo. Anota en la noche tres pendientes relevantes para el día siguiente o defínelo a primera hora de la mañana. Sin duda, al cabo de unas semanas notarás la diferencia.

En un segundo nivel de dificultad se encuentra la elaboración de la agenda del día. Para muchos llevar una agenda o intentar cumplirla es siempre una frustración. Esto se debe a que no defines horas ni lapsos prudentes para cada tarea. Intentando enumerar más tareas de las que podrías realizar en una jornada solo te deja con una sensación de fracaso. Y abandonas la herramienta más imprescindible para la organización del trabajo diario, la planificación.

Y es que la productividad va atada a la gestión del tiempo. Eso implica distribuir sabiamente las horas de tu jornada para atender lo que es realmente importante en lugar de solo funcionar bajo un esquema reactivo y para nada estratégico. La programación debe efectuarse de forma inteligente y si está enmarcada en tus objetivos a corto, mediano y largo plazo es otro punto a tu favor. 

“Cómete una rana a primera hora y nada peor que eso te pasará el resto del día”.

– Mark Twain.

2. Tiempo de descanso y períodos de desconexión

Este punto es otro de los grandes olvidados cuando hablamos de productividad. Es otro mito pensar que trabajar sin descanso es sinónimo de éxito. Qué largas jornadas y acumulación de desvelos te pondrá más cerca de los resultados. Y nada más alejado de la realidad. Si constantemente terminas tus tareas importantes en la noche o en la madrugada, pues denota que las horas del día no están siendo aprovechadas como debería. 

Y eso no solo muestra falta de planificación y organización, también pasa factura en una de las áreas más valiosas que es tu salud. Sacrificar las horas de sueño para cumplir con una entrega, es aceptable si se trata de una emergencia o por atender un asunto de fuerza mayor. Pero acostumbrar a tu cuerpo a funcionar bajo ese esquema es dañino a largo plazo.

Lo realmente recomendable es buscar períodos de desconexión. Garantizar las horas de descanso que te permitan reponer energías y empezar al día siguiente con una mejor actitud. Y no hablamos solo de las horas de sueño, que son cruciales para el sano equilibrio emocional. También me refiero a tomar pequeños (tiempos muertos) durante el día. Que en tu agenda ya estén establecidos esos lapsos en los que puedes despegarte de las pantallas y tomarte unos minutos de distracción. 

Algunas técnicas de productividad incorporan la idea de varios descansos de 15 minutos a lo largo del día. El modo avión está en tu teléfono por una razón, no temas usarlo cuando sea necesario. 

“Casi todo vuelve a funcionar si lo desconectas un momento, incluso tú”.

3. Evita el multitasking

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Si el tiempo de desconexión es cada vez más importante, otro tema que me gusta destacar es el de entrenar la concentración. No somos máquinas. Aunque vivamos en la era de las redes sociales, utilicemos computadores y dispositivos inteligentes hasta 12 horas al día, no debemos olvidar que nuestra inteligencia es humana y no artificial. La actividad cerebral consume energía, y al igual que los aparatos electrónicos, requiere recargarse para funcionar de forma correcta.

No hay peor enemigo para el consumo energético del cerebro que el tan celebrado multitasking. Sí, ese concepto del entorno informático que por alguna terrible razón termino asociado al tema de la productividad humana. 

Los ordenadores están capacitados para realizar múltiples tareas de forma simultánea o intercalada. Hoy en día las organizaciones buscan fervientemente profesionales multitareas, capaces de atender requerimientos de áreas diversas en una misma jornada y hasta por el mismo aporte económico. También se demanda rapidez, capacidad de trabajar bajo presión y responder ante emergencias si fuera el caso. Pero lamentablemente están buscando resultados que solo podrían ofrecer los robots. 

El cerebro humano no ejecuta varias tareas a la vez, solo cambia velozmente de una tarea a otra. Es solo hecho de pasar de una tarea a otra, es un desgaste energético innecesario. Forzar al cerebro a prestar atención a muchas cosas a la vez o hacerlo cambiar constantemente del foco de concentración no permite al cerebro alcanzar el llamado estado de flujo. Es decir, estar completamente inmerso en una tarea para desarrollarla con el máximo potencial.

Cambiar el foco de atención de una tarea a otra aumenta la posibilidad de errores, pues el nivel de concentración es superficial. Y ya sabemos cómo termina aquello de conducir y atender el teléfono al mismo tiempo; tarde o temprano te causará problemas.

“Desconectar es el nuevo lujo en el entorno digital”.

Estos son solo algunos pequeños consejos que he acumulado en mi experiencia como emprendedora, gestionando proyectos personales y profesionales. Si quieres descubrir cómo te puedo ayudar a planificar, organizar y crear procesos; agenda una sesión gratuita y que esa sea la primera acción del día en pro de tu negocio digital. 

ProjectTip: Si no estás planificando tu futuro, estás planificando tu fracaso.

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