¿Cómo me aseguro de que un proyecto culmine a tiempo? Planificación y organización es la clave.

Llevar un proyecto a feliz término implica mucho más que plantear una meta y dirigir las labores del talento humano. Es implementar herramientas y técnicas que potencien la orientación al logro de todos y cada uno de los integrantes. Hoy voy a hablarte de la importancia de elementos como planificación y organización en la gestión de negocios digitales. También de cómo impactan en la entrega de los proyectos a tiempo.

Aquí es donde surgen los conceptos de plazos de entrega y cronogramas, que si bien son expresiones comunes en el ámbito empresarial, no siempre se valoran en su justa dimensión. Siendo sinceros, son pocos los emprendimientos del entorno digital que en la actualidad cuentan con softwares de gestión de proyectos, metodologías agiles ni un Project Manager Digital como rol clave dentro del negocio.

Esto evidencia que, aunque todos los líderes empresariales valoran la consecución de sus objetivos y metas; no siempre están dispuestos a invertir para transformar la cultura organizacional en una verdadera filosofía de resultados, eficacia y eficiencia.

“Es mejor invertir 5 minutos en una reunión de trabajo diaria o semanal que estar perdidos 5 horas sin saber en qué dirección andar”.

¿Cómo la planificación y organización de un proyecto garantiza su entrega puntual?

Planificación y organización son aspectos imprescindibles para optimizar recursos y entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto estimado. Además, la planificación ayuda a orientar las acciones del equipo y eliminar los obstáculos que probablemente se presentarán.

Así mismo, la organización, que aporta orden y direccionalidad al trabajo. Se evidencia en las rutinas propias de cada área de acuerdo a su función dentro del negocio. Ambos elementos son aliados valiosos que aportan estabilidad y cimientos sólidos para el futuro.

La pérdida de tiempo y de concentración al carecer de flujos de procesos definidos, de plazos y pautas de entrega merma la productividad. Aunque de hecho los objetivos se alcancen por inercia, la idea no es gestionar con improvisación ni someter a los colaboradores a presiones extremas de último momento.

Trabajar con un esquema de fases, definir entregables, pautar hitos puntuales a lo largo del proyecto y realizar revisión a los avances, aunque pueda parecer un esfuerzo adicional, es en realidad la mejor manera de garantizar una entrega a tiempo y reivindicar el compromiso del equipo. 

“Una excelente planificación y organización pueden lograr no sólo que el trabajo se realice sino invertir la mitad del tiempo”.

Un Project Manager Digital es clave

Nadie más capacitado para garantizar que un proyecto culmine a tiempo que la figura del Project Manager Digital. Su función no es solo mantener el enfoque en los objetivos o metas, sino tomar en cuenta los diferentes factores que afectan su cumplimiento y los obstáculos a los que el equipo se enfrenta.

Siendo las funciones de planificación y organización la base de su perfil profesional, todo Project Manager Digital conoce las metodologías agiles para estructurar los flujos de trabajo, puede adaptar las herramientas tecnológicas disponibles a las condiciones particulares del proyecto y reducir los costos o tiempos de entrega.

Resumiendo, de forma muy elemental, la misión del Project Manager Digital es reducir el tiempo, dinero y energía. Esto implica gestionar un emprendimiento y garantizar que los proyectos se ejecuten optimizando la eficacia y eficiencia del equipo de trabajo.

Quiero aportar planificación y organización a mi proyecto ¿Por dónde comienzo?

1. Adopta una metodología de trabajo

Una de las principales razones por las que un proyecto culmina bien y a tiempo se encuentra en el inicio de la tarea misma. La necesidad de tener las cosas claras incluso antes de ponerse manos a la obra, es muchas veces subestimada. La presencia del Project Manager Digital pueden potenciar la adopción de una metodología que aporte rapidez y flexibilidad a la empresa.

Se trata de un conjunto de técnicas, prácticas y conocimientos que ayudan a todo el equipo a enfrentarse de forma exitosa a un proyecto o entrega.

Por una parte, se puede optar por una metodología ágil. Esta busca aumentar la productividad del equipo y la satisfacción del cliente. Además, dota al proyecto de flexibilidad y capacidad de adaptación a los cambios que pueden surgir en el proceso.

El foco de la metodología es garantizar la entrega de pequeños resultados y el trabajo colaborativo que permite mejorar a medida que el equipo avanza.

Por otra parte, está la opción de adoptar la filosofía Scrum, en la que el foco se centra en la división del proyecto en una serie de fases. En esta metodología la etapa inicial o de planificación y organización cobra gran importancia pues se estima el tiempo necesario para concluir cada tarea.

Además, involucra la realización de sesiones cortas de seguimiento, diarias o semanales. Esto garantiza evaluar el trabajo realizado y destrancar los obstáculos según se vayan presentando.

2. Diseña un Diagrama de Gantt

Una forma de trabajar bajo esquemas de planificación y organización de una forma fácil y muy visual es elaborar un diagrama de Gantt. Esta herramienta de gestión te mantendrá concentrado en cumplir los hitos de entrega. No solo te ayuda a tener claras las tareas actuales y futuras, sino ver quiénes son los responsables y evaluar su avance a lo largo del proyecto.

Los elementos que lo componen, como las fechas de inicio y cierre, los roles de cada miembro del equipo y de sus tareas, así como los lapsos estimados y conocer el porcentaje de avance, un en simple vistazo, hacen de esta herramienta un apoyo fundamental en cualquier proyecto.

De hecho, los calendarios, las cronologías o incluso una simple lista de pautas de entregas parten de la misma proposición. Hacer la tarea en lapso estimado y optimizar los resultados con una mejor gestión del tiempo. Y aunque no se debe confundir un cronograma de actividades con un Diagrama de Gantt, usar cualquiera de estos formatos es mejor que no tenerlo.

Al principio de mi viaje como emprendedora, los calendarios fueron mi recurso principal. Actualmente, no iniciaría ningún proyecto sin elaborar su Diagrama de Gantt para alinear a todos los miembros de mi equipo con el propósito del proyecto.

Si tienes problemas para estructurar el plan de trabajo de un proyecto dentro de tu negocio digital. Ya sea el lanzamiento de un infoproducto, la puesta en línea de una campaña publicitaria o simplemente gestionar la comunicación de tu marca en las redes sociales, puedes contar conmigo como Project Manager Digital ¡Hablemos!