3 tips para aumentar la eficacia y eficiencia en los equipos de trabajo

En el ámbito empresarial, físico o digital, no hay nada más importante que el cumplimiento de metas organizacionales. Después de todo, la razón de ser de un emprendimiento es el cumplimiento del propósito corporativo que les permite ser rentable y permanecer en el tiempo.  Pero en la actualidad, ya no basta con alcanzar objetivos, también se precisa velocidad y el uso más racional de los recursos.  Es decir, la eficacia y eficiencia y que, junto con la efectividad, conforman las 3E de los negocios.

“Los recursos son siempre limitados así que administrarlos de la menor manera es vital para la productividad empresarial”.

Eficacia y eficiencia ¿Son lo mismo?

Aunque los términos están realmente muy relacionados entre sí como factores clave del negocio; cada uno concibe el cumplimiento de las metas desde una arista completamente diferente. Pues involucran llegar a la meta, llegar a la meta lo más pronto posible o llegar a la meta de la mejor manera. Como veras más adelante, no es lo mismo ni se escribe igual.

En un entorno ultra competitivo esta diferencia sustancial puede ser crucial para que un proyecto tome la delantera frente a la competencia o se despida de la ruta emprendedora. Sigue leyendo porque en el articulo de hoy no solo aprenderás a diferenciar los términos sino recomendaciones puntuales para orientar tu negocio digital con ayuda de la eficacia y eficiencia.

“Aunque suene extraño, la eficacia y eficiencia van de la mano, pues sin eficacia nunca podrá haber eficiencia”.

¿Qué significa eficacia?

La eficacia es la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera. Es decir, el grado de éxito en la consecución de un resultado deseado. Aquí lo importante es el logro en sí, y no se toma mucho en cuenta aspectos como los recursos financieros, materiales o logísticos. De hecho, se puede ser eficaz pero no eficiente.

¿Qué significa eficiencia?

Cuando hablamos de eficiencia, elementos como tiempo, dinero y talento humano están en el centro del proceso. En otras palabras, lo que se evaluará es la capacidad de lograr los resultados deseados, pero con el mínimo posible de los recursos. Mejor dicho: optimizando al máximo tu tiempo, dinero y energía. Y una vez que confluyen la eficacia y la eficiencia podemos hablar de efectividad.

¿Qué significa efectividad?

La efectividad engloba a la eficiencia y la eficacia; por lo tanto, puede ser entendida como la capacidad de alcanzar objetivos de forma repetitiva y utilizando la menor cantidad de recursos posibles.

Eficacia + Eficiencia = Efectividad.

 

Tips para aumentar la eficacia y eficiencia

 

1. Define metas y objetivos de forma inteligente.

Asumir una orientación de resultados es adquirir un pensamiento SMART, donde toda la organización entiende que sus metas deben ser definidas de forma inteligente; o lo que es lo mismo, cumpliendo con una metodología que garantiza que cada objetivo sea: específico, mensurable, alcanzable, relevantes y temporales.

• [S]pecific: Cada uno de los objetivos que te propongas debe ser lo más delimitado y detallado posible.

• [M]easurable: Deben ser susceptibles de medición o al menos estar unidos a un valor numérico que nos permita valorar su eficiencia. De esta forma sabrás si lo alcanzaste o cuánto falta para lograrlo.

• [A]chievable: Los objetivos que te fijes no sólo deben ser ambiciosos sino también alcanzables, soñar está muy bien pero cuando se trata de planificar lo mejor es partir con los pies en la tierra.

• [R]elevant: Se trata de establecer objetivos que puedas alcanzar con los recursos, tanto humanos como materiales, con los que cuentas en este momento.

• [T]ime-bound: Si se establecen unos objetivos, éstos deben estar asignados a un plazo determinado para cada uno de ellos. No deben quedar en el aire y como vimos, funcionarán mejor poniéndoles fecha desde el principio.

“Un negocio con perfil estratégico y objetivos inteligentes crece y posiciona como referente en su mercado”.

2. Sustituye horarios de trabajo por un enfoque de resultados.

Con la llegada del home office, los horarios laborales van quedando en el pasado. Los emprendimientos modernos se han adaptado al trabajo remoto pero colaborativo. Ya no tiene sentido contratar personal bajo el esquema de las horas trabajadas y las horas extras. En realidad, el desafío actual es asumir un enfoque de orientación al logro, para lograr más y mejores resultados, con igual o menor cantidad de recursos.

Cualquier trabajador se sentiría motivado a alcanzar las metas propuestas si este tiempo adicional redundaría en un mayor equilibrio en su vida personal. Ayudándoles a sentirse más felices y por ende con un mejor desempeño. Esta es la premisa básica de la llamada semana laboral de cuatro días.

En la gestión por resultados, lo importante son las acciones estratégicas para alcanzar los objetivos previamente definidos y así determinar los recursos necesarios.

3. Prioriza, delega y elimina tareas de bajo impacto.

No todas las tareas tienen el mismo impacto general en los resultados del proyecto. Así que la clave es identificar cuales actividades son más importantes e ir desarrollando un índice de prioridad. Esto te ayudara no solo a orientar mejor a tu equipo sino a que ellos mismos puedan dirigirse de forma autónoma pero productiva.

Así mismo, evita sobrecargarte con actividades que otros miembros del proyecto puedan realizar. De esta forma podrás concentrarte en resolver atascos y nudos críticos en lugar de simplemente llenar tu agenda de cosas por hacer.

Finalmente, será saludable para el emprendimiento automatizar, o eliminar de plano, todo aquello que compromete el tiempo del equipo pero que no redunda en el alcance de los objetivos de negocio.

“Trabajar en equipo y delegar es clave para poder ser eficientes, eficaces y efectivos. Juntos serán capaces de lograr mejores resultados”.

¿Quieres aumentar la eficacia y eficiencia de tu equipo de trabajo?

Una de las principales funciones de un Project Manager Digital es dirigir las acciones del equipo de trabajo, impulsándolos a aumentar la eficacia y eficiencia de la gestión corporativa en pro de los objetivos definidos en el plan estratégico. Contar con este rol clave en tu emprendimiento te ayudará a optimizar dinero, tiempo y energía. Agenda una sesión de asesoría gratuita y acelera la reingeniería de tu negocio.