Herramientas para organizar el tiempo que necesitas conocer

Materializar un proyecto, sea en el entorno físico o digital, siempre es un desafío. Involucra la definición de metas concretas, gestión de tareas, administración de tiempos y lapsos, así como la capacidad de orientarte en el corto, mediano y largo plazo. La disciplina será tu mejor aliada, por supuesto, pero existen también herramientas para organizar el tiempo y así obtener el mejor rendimiento.

La construcción de un negocio, como sabes, no es algo que se pueda concretar solo con imaginación y deseos. Las largas jornadas de los emprendedores solitarios es algo de lo que se habla poco, pero el camino no tiene que ser doloroso ni traumático. Cuando cuentas con la orientación adecuada y las aplicaciones necesarias, descubres que no hay mejor manera de optimizar tiempo, dinero y energía.

Yo, como todo Project Manager Digital soy fanática del orden y la planificación, también sé lo que es crear un negocio digital desde cero y descubrí que ciertos recursos te hacen el viaje más corto y placentero. Aquí te dejo una lista de herramientas que recomiendo para organizar el tiempo y saques provecho a todo su potencial.

Mis herramientas para organizar el tiempo

En más de 4 años trabajando en mi proyecto digital y los de mis aliados he descubierto que ciertas herramientas son necesarias porque sí. No solo son indispensables, sino que cuando las descubres te preguntas: ¿Cómo pude haber trabajado antes sin ellas?

Trello y Asana son dos de estas herramientas, probablemente seas de los que aún gestiona a los equipos de trabajo con asignaciones vía correo electrónico y WhatsApp, tal vez sientes que con eso es suficiente, pues tu negocio no es muy grande; y además todo el equipo es capaz de usar estas aplicaciones, pero ojo, no son plataformas de gestión de proyectos ni de tareas, son simples canales de comunicación.

Cuando yo descubrí las potencialidades Asana y Trello, créeme que entendí que gran parte de mis obstáculos empresariales estaba simplemente en la dificultad de hacer seguimiento a los procesos y las tareas. Aprender a usar estas herramientas de gestión y seguimiento ha sido una de mis mejores inversiones.

Si no estás familiarizado con ellas, te adelanto que aunque son muy parecidas no hacen exactamente lo mismo, de cada una de ellas puedes obtener ventajas concretas o incluso simplemente seleccionar la adecuada para las necesidades de tu negocio. En una entrada anterior contaba al detalle de qué va cada una de ellas y conocerás sus pros y sus contras, para elegir la opción ideal.

De momento, digamos que estas aplicaciones son sencillamente la primera fase de la digitalización de tus procesos de trabajo, pero también existen aplicaciones auxiliares que tienen un gran potencial cuando de administrar el tiempo se trata.

Otras 7 herramientas para organizar el tiempo que debes probar sí o sí.

Google Calendar

Sí, la aplicación básica de agenda de citas y tareas de Google, puede ser la diferencia entre una semana productiva y otra de simple procrastinación. A pesar de su sencillez, no siempre se le da el valor que tiene, pero es una aliada nada desestimable para los tan necesarios recordatorios.

Citas, reuniones, agendas de trabajo o simplemente llamadas pueden agendarse y sincronizarse con tu correo en todos los dispositivos. Nada como tener un asistente virtual silencioso, pero efectivo y además ¡Es gratis!

Evernote

Si la sencillez de Google Calendar no te llama la atención, en un paso más avanzada está la aplicación de Evernote, no solo dispone de calendario sino de lista de tareas y notas. Las notas es su principal atractivo porque, pues pueden crearse en diferentes formatos, incluir etiquetas, organizar por tema o proyecto. Además, permite incorporar archivos adjuntos y tener todas tus ideas en un solo lugar.

Notion

Otra de las apps que me ayudan a mantener mi productividad es Notion. Su principal atractivo es que busca eliminar el problema de tener múltiples herramientas de gestión de productividad, y, por el contrario, funciona como multiplataforma que se sincroniza con tus diferentes aplicaciones y dispositivos. Además, funciona increíble como interfaz colaborativa. Puedes compartir información con los miembros de tu equipo, crear paneles de tareas compartidas, diseñar proyectos y gestionar las actividades.

Toggl

Esta sencilla aplicación es imprescindible para mejorar el control del tiempo que deseas invertir en tu proyecto. Su premisa principal es la posibilidad de medir por medio de su contador el tipo que dedicas a cada tarea o actividad puntual. De esta forma conoces en tiempo real la dedicación que requiere cada una de tus acciones y por supuesto esto ayuda a aprender a concentrarte y priorizar.

La aplicación es compatible con Trello y Asana así como con otros gestores de tareas populares.

Pomodoro

Más que una herramienta de medición del tiempo de trabajo, Pomodoro es una técnica de productividad, de hecho, aplicaciones y versiones sobre esta técnica hay muchas tanto en App Store como en Google Play. Su popularidad se basa en que previene la procrastinación y aumenta tus tiempos de enfoque.  Los ciclos de trabajo consciente de 25 minutos y sus minutos de descanso te facilitarán mucho la vida.

Wunderlist

Si no solo quieres organizar tu agenda de trabajo, sino la de equipo, Wunderlist podría ser la solución. Es una aplicación colaborativa que te ayuda a coordinar procesos o tareas con amigos, compañeros o familiares. Además, te permite rastrear, compartir tus metas y enviar recordatorios para que todos estén en sinergia. 

135list

Una herramienta curiosa y muy distintiva es www.135list.com, su funcionamiento se basa, más que en planificación de tareas concretas en un concepto de productividad que propone que cada día debes realizar 1 tarea grande, 3 medianas y 5 pequeñas. Esto como principio de disciplina y consecución de tareas de diferente dificultad. Si quieres ir más allá de una simple lista de tareas e introducirte en el pensamiento estratégico, yo que tú le daría una oportunidad.

Una recomendación muy particular

Canva

A diferencia de todas las anteriores no es una herramienta de gestión de tareas ni de procesos, pero para las personas visuales que necesitan recordatorios grafios de sus metas, objetivos y avances de una forma creativa y colorida, Canva puede aportar un plus.

La posibilidad de desarrollar tus diseños sin requerir de un diseñador y que además genere recursos visuales para tu equipo o tu propia motivación no tiene precio, abre tu cuenta gratis o pro y sé que no te vas a arrepentir. La aplicación es muy sencilla de usar y las plantillas de calendarios e infografías con líneas de tiempo son de un resultado profesional.

El tiempo es oro

No es casual que la expresión, el tiempo es oro, vaya pasando de generación en generación. Y es que realmente al perder tiempo no solo pierdes horas, pierdes parte de tu vida y a veces sin la mínima conciencia. Dejar las tareas para más tarde, posponer procesos o retrasar entregas e ir por la vida sin plan ni disciplina no es lo que va a llevarte al éxito.

Si realmente eres del tipo de persona que quiere libertad financiera y tiempo personal de calidad, no hay más remedio que pasarte al equipo de los emprendedores con visión de futuro. Y sí, esos somos lo que pensamos en función de metas, procesos, tiempos y resultados.

Desde luego, los cambios no se consiguen de un día para otro, pero instalando al menos una de las aplicaciones que te recomendé en la lista de arriba estarás dando un primer paso. Pero si además quieres descubrir cómo te puedo ayudar a planificar, organizar y crear procesos optimizando tu negocio.

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